EXPOSICIÓN DEL CAPITULO 6: FUNDAMENTOS DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS DE INFORMACIÓN

Un sistema efectivo de información da a los usuarios información exacta, oportuna y relevante. La información exacta está libre de errores. La información es oportuna cuando está disponible en el momento que la requieren los encargados de la toma de decisiones. La información es relevante cuando es útil y adecuada para los tipos de trabajo y decisiones que la necesitan.

Conceptos de organización de archivos
 

Un sistema de cómputos organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes y avanza a campos, registros archivos y bases de datos. (Ver gráfico pág 236) 

Un Bit representa la unidad más pequeña de datos que puede manejar una computadora.
Un grupo de bits, llamado un Byte, representa un carácter, el cual puede ser una letra, un número u otro símbolo.

Problemas con el entorno tradicional de archivos 

En la mayoría de las organizaciones, los archivos de datos y los sistemas marcaban una tendencia a crecer de manera independiente sin ajustarse a un plan a nivel de toda la empresa. Cada sector desarrollaba sus propios sistemas y archivos de datos.

Desde luego, para operar, cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa de cómputo. Al considerar a la compañía en su conjunto, este proceso conducía a múltiples archivos maestros creados, conservados y operados por divisiones o departamentos separados. Al cabo de 5 o 10 años, la organización se encuentra con una carga de cientos de programas y aplicaciones muy difíciles de mantener y manejar. Los problemas resultantes son redundancia e inconsistencia de datos, dependencia entre los programas y los datos, inflexibilidad, una escasa seguridad de datos y la incapacidad de compartir datos entre aplicaciones.

Redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en múltiples archivos de datos, de tal
manera que los mismos datos están almacenados en más de un lugar. La redundancia de datos desperdicia recursos de almacenamiento y también conduce a la Inconsistencia de datos, en el cual el mismo atributo podría tener valores diferentes. Al utilizar diferentes sistemas de codificación para representar los valores de un atributo se podría generar confusión adicional (ejemplo ropa extra grande vs XL). La confusión resultante dificultaría que las Compañías crearan sistemas de administración de las relaciones con el cliente, de administración de la cadena de suministro o empresariales, que integraran los datos desde fuentes diferentes.

Dependencia entre los programas y los datos: se refiere a la estrecha relación entre los datos almacenados en archivos y los programas específicos que se requieren para actualizar y mantener esos archivos, de tal manera que los cambios en los programas requieren cambios a los datos.

Carencia de flexibilidad: Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de rutina, después de extensos esfuerzos de programación, pero no pueden transmitir informes con fines específicos o responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de información. Seguridad escasa: Dado que hay poco control o administración de datos, el acceso y difusión de la información podrían salirse de control. Es posible que la administración no tenga forma de saber quién esté teniendo acceso a los datos de la organización, o incluso modificándolos.

Carencia de compartición y disponibilidad de los datos: Debido a que la información está fragmentada en diferentes archivos y en distintas partes de la organización no se pueden relacionar entre sí, es prácticamente imposible que la información se comparta o se acceda de manera oportuna. La información no puede fluir libremente a través de las diferentes áreas funcionales o distintas partes de la organización.

Una Base de Datos es un conjunto de datos organizados para servir eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y controlar su redundancia. Los datos se guardan físicamente para que se presenten a los usuarios como si estuvieran almacenados en un solo lugar. Una sala base de datos da servicios a múltiples aplicaciones.

Sistemas de administración de Base de Datos (DBMS)

Un sistema de administración de base de datos (DBMS) es el software que permite a una organización centralizar los datos, administrarlos eficientemente y proporcionar, mediante los programas de aplicación, el acceso a los datos almacenados. El DBMS actúa como una interfaz entre los programas de aplicación y los archivos de datos físicos. Cuando el programa de aplicación solicita un elemento de datos, el DBMS encuentra este elementoen la base de datos y lo presenta al programa de aplicación.

Cómo resuelve un DBMS los problemas del entorno de archivo tradicional

Un DBMS reduce la redundancia y la inconsistencia de datos al minimizar la cantidad de archivos aislados en los cuales se repiten los mismos datos. El DBMS ayuda a la organización a controlar la redundancia de datos. Un DBMS elimina la inconsistencia de los datos porque puede ayudar a la organización a asegurarse de que todas las ocurrencias de los datos redundantes tengan los mismos valores. El DBMS elimina la dependencia entre los programas y los datos, permitiendo a estos últimos ser autosuficientes.

DBMS relacional
 

Las Bases de datos relacionales representan los datos como tablas bidimensionales (llamadas relaciones). Las tablas podrían considerarse como archivos. Cada tabla contiene datos acerca de una entidad y sus atributos. 

DBMS jerárquico y de red

Un DBMS jerárquico modela relaciones uno a muchos, en tanto que uno de red modela relaciones muchos a muchos. Ya no se utilizan porque son mucho menos flexibles que los DBMS relacionales y no soportan consultas con fines específicos, como las consultas de información en lenguaje natural. Estos sistemas se vuelven lentos si se requieren acceder una gran cantidad de veces a los datos almacenados en el disco para ejecutar los comandos seleccionar, unir y proyectar. 

DBMS orientados a objetos

Un DBMS orientado a objetos almacena los datos y los procedimientos que realizan operaciones sobre estos datos como objetos que se pueden recuperar y compartir de manera automática. Los sistemas de administración de bases de datos orientadas a objetos (OODBMS) se pueden emplear para manejar los diversos componentes multimedia o subprogramas de Java que se utilizan en las aplicaciones para la Web, las cuales comúnmente integran la información fragmentada de diversas fuentes.

Las empresas utilizan sus bases de datos para dar seguimiento a las transacciones básicas. Pero también, se las necesitan para suministrar información que ayudará a la empresa a manejar los negocios de manera más eficiente, y que ayudará a los gerentes y a los empleados a tomar mejores decisiones.

En una empresa grande, con robustas bases de datos o enormes sistemas para cada función (ventas, contabilidad, etc.) se requieren capacidades y herramientas especiales para analizar extensas cantidades de datos y para acceder datos desde múltiples sistemas. Estas incluyen: el almacenamiento de datos, la minería de datos y herramientas para acceder a las bases de datos a través de la Web.

Almacenes de datos
Un almacén de datos es una base de datos que almacena datos actuales e históricos de potencial interés para los encargados de la toma de decisiones de toda la empresa. Los datos se originan en muchos sistemas de transacciones operativas esenciales, y podrían incluir datos derivados de transacciones en sitios Web. El almacén de datos consolida y estandariza información de diferentes bases de datos operativas con el propósito de que la información se pueda utilizar a través de la empresa para el análisis y la toma de decisiones por parte de la administración.

Procesamiento analítico en línea (OLAP)
El procesamiento analítico en línea soporta el análisis de datos multidimensionales, el cual permite a los usuarios ver los mismos datos en diferentes formas utilizando múltiples dimensiones. Cada aspecto de la información -producto, precio, etc- representa una dimensión diferente. OLAP permite a los usuarios obtener respuestas en línea a preguntas específicas en un lapso de tiempo sumamente rápido, aun cuando los datos estén almacenados en bases de datos bastante grandes, como las cifras de ventas de varios años. (Ver Gáfico pág 242)

6.4. Administración de los recursos de datos

Una política de información especifica las reglas de la organización para compartir, distribuir, adquirir, estandarizar, clasificar e inventariar la información. Esta establece procedimiento y responsabilidades específicos, que identifican cuáles usuarios y unidades de la organización pueden compartir información, dónde se puede distribuir la información y quién es responsable de actualizar y mantener la información.