Los sistemas de información y las organizaciones se influyen entre sí. Se construyen sistemas de información para servir a los intereses de las organizaciones. Al mismo tiempo, éstas deben estar conscientes de la influencia de los sistemas de información y adoptar una actitud abierta hacia ellos para beneficiarse de las nuevas tecnologías.
La interacci
¿Qu
é es una organización?
Una organizaci
ón es una estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los procesa para producir bienes y servicios. Esta definición técnica se enfoca en tres elementos: el capital y el trabajo son los factores primarios de producción proporcionados por el entorno. La organización transforma estos insumos en bienes y servicios a través de una función de producción. Los entornos consumen esos bienes y servicios a cambio de los insumos que administran.
Las organizaciones son entidades legales formales porque deben acatar leyes y cuentan con reglas y procedimientos internos. Tambi
én son estructuras sociales porque constituyen un conjunto de elementos sociales. Una definición conductual es que una organización se trata de un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a través de los conflictos y la resolución de los mismos.
Las definiciones t
écnica y conductual de las organizaciones no se contradicen. De hecho, se complementan.
Caracter
ísticas de las organizaciones
Rutinas y procesos de negocios
Las rutinas est
án conformadas por reglas, procedimientos y prácticas precisos que se han desarrollado para enfrentar prácticamente cualquier situación que surja. A medida que los empleados aprenden estas rutinas, se vuelven más productivos y eficientes, y con el tiempo la empresa puede reducir sus costos conforme se encrementa la eficiencia.
Los procesos de negocios son conjuntos de estas rutinas. A su vez, una empresa constituye un conjunto de procesos de negocios.
Pol
ítica organizacional
En las organizaciones, las personas ocupan diversos puestos con diferentes especialidades, inquietudes y perspectivas. En consecuencia, tienen puntos de vista divergente en cuanto a la manera en que se deben distribuir los recursos, los premios y los castigos.
Los gerentes que sepan manejar la pol
ítica de una organización tendrán más éxito en la implementación de nuevos sistemas de información que los gerentes menos capaces.
Cultura organizacional
Todas las organizaciones tienen supuestos fundamentales, irrebatibles e incuestionables que definen sus metas y productos. La cultura organizacional engloba estos conjuntos de supuestos sobre qu
é productos debe elaborar la organización, cómo y dónde debe producirlos y quién debe hacerlo.
Entornos organizacionales
Entre las organizaciones y los entornos hay una relaci
ón recíproca. Sin recursos financieros y humanos la empresa no existiría. Las organizaciones deben responder a los requerimientos legales y de otro tipo impuestos por el gobierno, así como a las acciones de clientes y competidores. Por otra parte, pueden ejercer influencia en sus entornos.
Estructura organizacional
Todas las organizaciones tienen una estructura o forma. Mintzberg identifica cinco tipos b
ásicos de estructura organizacional:
•
Estructura de empresario emprendedor: empresa joven, pequeña, en un entorno que cambia con
rapidez. Tiene una estructura sencilla y la administra un empresario emprendedor que funge como
director general
único.
•
Burocracia mecánica: burocracia grande que existe en un entorno que cambia con lentitud y elabora productos estándar. La domina un equipo administrativo centralizado y la toma de decisiones también esta centralizada.
•
Burocracia con divisiones: combinación de varias burocracias mecánicas, en la que cada una produce un bien o servicio distinto y todas están bajo el mando de una oficina central.
•
Burocracia profesional: organización basada en el conocimiento, en la que los bienes y servicios dependen de la ezperiencia y el conocimiento de profesionales. La dominan jefes de departamento con autoridad centralizada débil.
•
Adhocracia: organización de “fuerzas de tarea” que debe responder a entornos rápidamente cambiantes. Consta de grupos grandes de especialistas organizados en equipos multidisciplinarios de vida corta y una administración central débil.
Impactos econ
ómicos
Desde el punto de vista econ
ómico, la TI cambia tanto los costos relativos del capital como los costos de la información. Es posible considerar a la tecnología de sistemas de información como un factor de producción que se puede sustiruir por el capital o el trabajo tradicionales. Conforme baja el costo de la tecnología de información, la sustituye el trabajo, que históricamente ha sido un costo ascendente.
Internet y las organizaciones
Internet incrementa la accesibilidad, el almacenamiento y la distribuci
ón de la información y el conocimiento para las organizaciones. En esencia, Internet es capaz de disminuir de manera importante los costos de la agencia y de transacción que enfrentan la mayoría de las compañías.
Impacto de Internet para lograr una ventaja competitiva
Internet tambi
én ha dado origen a mercados completamente nuevos y ha servido de plataforma para miles de nuevas empresas.
Internet est
á “transformando” industrias completas, obligando a las empresas a cambiar su manera de hacer negocios.
La tecnolog
ía de Internet se basa en estándares universales que cualquier empresa puede aprovechar, lo cual facilita a los rivales competir tan sólo en precio y a los nuevos competidores les allanan la entrada al mercado. Como la información está disponible para todos, Internet incrementa el poder de negociación de los clientes, que pueden encontrar rápidamente en la Web al proveedor que ofrezca el costo más bajo. Las utilidades se han reducido. Sin embargo, Internet también crea nuevas oportunidades para construir marcas y establecer bases de clientes bastantes amplias y leales dispuestas a pagar un extra por la marca. Además algunas empresas hacen mejor las cosas que otras utilizando Internet, lo cual crea nuevas oportunidades estratégicas para las empresas que tienen éxito.
El modelo de la cadena de valor de las empresas
El modelo de la cadena de valor resalta las actividades espec
íficas del negocio en las que se pueden aplicar mejor las estrategias competitivas y en las que es más probable que los sistemas de información tengan un impacto estratégico.
USO DE LOS SISTEMA PARA LOGRAR UNA VENTAJA COMPETITIVA: ASPECTOS
DE ADMINISTRACI
ÓN
Sostenimiento de la ventaja competitiva
Los mercados, las expectativas del consumidor y la tecnolog
ía cambian; la globalización ha hecho que estos cambios sean más rápidos e impredecibles. Internet puede hacer que la ventaja competitiva desaparezca muy rápido puesto que virtualmente todas las compañías pueden utilizar esta tecnología.
An
álisis de los sistemas estratégicos
Los gerentes interesados en utilizar sistemas de informaci
ón para conseguir una ventaja competitiva tendrán que realizar un análisis de los sistemas estratégicos.
Manejo de las transiciones estrat
égicas
La adopci
ón de los tipos de sistemas estratégicos requiere cambios. Estos cambios sociotécnicos, que afectan a los elementos sociales y técnicos de la organización, se pueden considerar transiciones estratégicas, es decir, desplazamientos entre niveles de sistemas sociotécnicos.
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